Privacyverklaring

Wij vinden het belangrijk dat u als klant weet welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doelen wij deze informatie gebruiken en hoe lang we deze informatie bewaren. Wij staan in voor het zorgvuldig verzamelen en gebruiken van uw informatie, in overeenstemming met de wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming, ofwel AVG).




Functionaris Gegevensbescherming

Woonpartners heeft een Privacy Officer aangesteld die zorg draagt voor de naleving van de wetgeving op het gebied van persoonsgegevens. We hebben geen Functionaris Gegevensbescherming in dienst, dit zijn wij volgens de huidige wetgeving ook niet verplicht.

Doelbinding

Wij verzamelen enkel en alleen persoonsgegevens die we nodig hebben voor het uitvoeren van onze dienstverlening, voor de doeleinden die in dit reglement staan omschreven.

Rechten en plichten

Wij hebben persoonsgegevens nodig voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Omdat u deze gegevens persoonlijk aan ons verstrekt of heeft verstrekt, weet u welke gegevens wij verwerken.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer:

  • u hiervoor toestemming heeft verleend;
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de huurovereenkomst en overige overeenkomsten waarbij u partij bent of wilt worden;
  • de gegevensverwerking voor ons noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van ons of de met ons verbonden ondernemingen.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor commerciële of charitatieve (liefdadige) doeleinden, tenzij u ons hiervoor expliciet schriftelijk toestemming geeft.
Wij kunnen uw gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doelen gebruiken. Bijvoorbeeld voor een onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening. Uit de resultaten van deze onderzoeken blijkt op geen enkele manier dat uw gegevens hiervoor zijn gebruikt.

Verwerking van persoonsgegevens en de doeleinden

Wij verwerken verschillende persoonsgegevens, zoals:

  1. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het bankrekeningnummer van de huurder of verhuurder;
  2. de bij het vorige punt genoemde gegevens van de voormalig huurder, medehuurders of medebewoners;
  3. een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens;
  4. gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst;
  5. gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
  6. gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;
  7. andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.
We verwerken de gegevens in het belang van de uitvoering van onze dienstverlening in brede zin, waaronder (onder meer):
  1. de uitvoering van de huurovereenkomst;
  2. het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen;
  3. het innen van vorderingen, ook wanneer wij dit laten uitvoeren door een externe partij;
  4. het onderhoud en de reparatie van de te huren en verhuren roerende en onroerende zaken;
  5. het behandelen van geschillen en het laten uitoefenen van accountantscontrole;
  6. activiteiten van intern beheer, zoals het analyseren van diverse data;
  7. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Wanneer u ons bezoekt, kunnen wij duidelijk zichtbare videocamera's gebruiken. Dit doen wij ter bescherming van ons kantoor, onze werknemers en eigendommen. De gemaakte beelden verwijderen we uiterlijk twee weken nadat de opnamen zijn gemaakt, dan wel na afhandeling van eventueel geconstateerde incidenten.

Bewaartermijnen en vernietigingen

Zolang u klant van ons bent, bewaren wij informatie in uw klantdossier. Wij bewaren alleen de informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de doeleinden waarvoor we de informatie hebben verkregen. Wij bewaren informatie tot 2 jaar na afloop van de klantrelatie, tenzij een wettelijke verplichting zich daartegen verzet.

Rechten

Het Recht van inzage

U heeft het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

Het recht op rectificatie (correctie)

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen.

Het recht op gegevenswissing (vergetelheid)

Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst.

Het recht op beperking van de verwerking.

U heeft het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd (gecorrigeerd) moeten worden, tijdens het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of als u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking.

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens

Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruikmaken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.

Het recht van bezwaar

Als wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, kunt u bezwaar maken waarna een belangenafweging volgt. In het geval van direct marketing heeft u altijd het recht van bezwaar. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer Woonpartners de gegevens die u aan ons verstrekt heeft, gebruikt om u persoonlijk te benaderen om u iets te verkopen of verhuren.

Hoe kunt u aanspraak maken op uw rechten

U kunt uw verzoek per brief of per e-mail aan ons toesturen. Geef daarbij aan dat u aanspraak maakt op een van de bovenstaande rechten. U bent niet verplicht om te melden waarom u dit verzoek doet. Op de website kunt u het formulier "Intakeformulier AVG Rechten" downloaden en invullen. Deze kunt u ons toesturen.

Identificatie/Legitimatie

Voor het verzoek moet u zich legitimeren. Dit kunt u doen door persoonlijk langs te komen op ons kantoor zodat wij u kunnen identificeren, of door een afgeschermde kopie van uw legitimatie toe te voegen bij uw verzoek.

Kopie legitimatie

Woonpartners vindt het belangrijk dat u uw kopie van uw legitimatiebewijs op de juiste afgeschermde wijze aan ons verstrekt. Dit vinden wij belangrijk om misbruik of fraude te voorkomen.
Let op: indien u ons een niet op de juiste wijze afgeschermde kopie opstuurt kunnen wij deze niet accepteren.
Hoe moet u uw kopie afschermen:
  1. Schrijf groot op de kopie dat het een kopie is, voor wie de kopie is bedoeld en de datum.
  2. Streep uw Burgerservicenummer door.
  3. Het Burgerservicenummer staat ook in de strook onderaan. Streep het ook daar door.

Welke afhandeltermijn

Binnen een maand reageren wij op uw verzoek. Bij complexe aanvragen mag Woonpartners een termijn van twee maanden gebruiken. Als het verzoek wordt geweigerd, informeren wij u binnen dezelfde periode. Wij moeten voldoen aan uw verzoeken, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost of als u (of de betrokkene namens wie u het verzoek indient) onredelijk vaak om inzage vraagt.

Delen van gegevens

Verantwoordelijke

Woonpartners is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Verwerkers

Wij delen persoonsgegevens met organisaties die wij inschakelen bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld elektriciens en glazenwassers. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals uw adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak. Ook werken we soms samen met bijvoorbeeld bemoeizorg of de politie. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast en fraude.
Daarnaast maken we gebruik van een aantal softwareprogramma's. De leveranciers van deze programma's hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons.
Deze partijen zijn onze verwerkers. Met deze partijen maken wij de onderstaande afspraken:
  • Zonder uw toestemming verstrekken wij uw informatie niet aan derde partijen voor marketingdoeleinden.
  • In sommige gevallen maken wij gebruik van derde partijen voor het uitvoeren van onze dienstverlening. In de overeenkomsten met deze derden worden afspraken gemaakt over de technische en organisatorische maatregelen die zij moeten nemen om uw informatie te beschermen.
  • Digitaal wordt uw informatie binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen, zodat de Europese wetgeving hierop van toepassing is.
  • Wij kunnen uw informatie verstrekken aan derden wanneer:
    • u daar zelf toestemming voor geeft;
    • deze informatie niet tot u persoonlijk kan worden herleid/is geanonimiseerd;
    • dat moet op grond van de wet;
    • dat nodig geacht wordt in een rechtszaak;
    • dat nodig geacht wordt om onze rechten te beschermen.
  • Ter bescherming van uw persoonsgegevens sluiten wij met derden die voor ons persoonsgegevens verwerken een verwerkersovereenkomst waarin uw rechten en plichten beschermd worden.
Beveiligingsmaatregelen en geheimhouding

Het beveiligingsniveau bij de verwerking van informatie is, gezien de stand van de techniek, altijd voldoende om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen.

Als onderdeel daarvan sluiten wij schriftelijke overeenkomsten met leveranciers die in opdracht van Woonpartners persoonsgegevens verwerken. In die overeenkomsten leggen we aan deze leveranciers passende verplichtingen op om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens verwerken.

Daarnaast hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen. Denk hierbij aan het gebruik van encryptie en trainingen op het gebied van privacy voor onze medewerkers.

Cookies

Bij het bezoek aan onze website (www.woonpartners.nl) plaatsen we cookies. Woonpartners gebruikt alleen analytische en functionele cookies. We hoeven hier geen toestemming voor te vragen. Woonpartners maakt geen gebruik van tracking cookies. Het gebruiken van cookies is verbonden aan wettelijke regels. Voor de analytische cookies en functionele cookies geldt er een informatieverplichting en geen toestemmingsverplichting. Dit soort cookies heeft een geringe impact op je privacy. Ze vallen daarom onder de uitzondering van de cookiebepaling wetgeving.
Op onze website(s) houden we algemene bezoekgegevens bij, zoals de meest bezochte pagina's. Wij maken hier voor gebruik van Google Analytics. We registreren ook hoe bezoekers door onze website(s) klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en verwerkt. We gebruiken de gegevens voor statistische analyses van bezoekgedrag. Met deze informatie kunnen we de indeling en de informatie op onze website verder verbeteren.

Klachten

Als u van mening bent dat Woonpartners deze verklaring niet (goed) naleeft of dat wij de Wet (AVG) niet correct uitvoeren, kunt u hierover een klacht bij ons indienen. Op de klacht is onze klachtenprocedure van toepassing, deze vindt u op onze website (www.woonpartners.nl > De klachtenprocedure). Onze reactie op de klacht en ons voorstel voor de afhandeling ervan delen we schriftelijk aan u mee.
Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met ons.

Meldplicht

Onbedoeld en ondanks alle genomen beveiligingsmaatregelen kunnen toch gegevens in handen van een niet geautoriseerde derde vallen (bijvoorbeeld door een hack of een andere vorm van een gegevenslek). Indien dit tot ernstige nadelige gevolgen leidt voor de bescherming van persoonsgegevens melden wij dit, conform de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens, bij de autoriteit. Als een datalek ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer, melden wij dit ook aan u.

Ingangsdatum Verklaring

Deze privacyverklaring gaat in op 1 juli 2017 en geldt voor onbepaalde tijd. Woonpartners kan de verklaring tussentijds aanpassen. U ontvangt deze verklaring bij het ondertekenen van een huurovereenkomst. U kunt de verklaring ook bij ons opvragen. De meest recente versie van onze privacyverklaring publiceren we telkens op onze website, www.woonpartners.nl. We raden u aan deze website regelmatig te bekijken om wijzigingen in de privacyverklaring in te zien.

Cameratoezicht

Maakt Woonpartners gebruik van cameratoezicht?

Woonpartners maakt gebruik van cameratoezicht in sommige woningcomplexen en op het kantoor.

Waarom zet Woonpartners cameratoezicht in?

Woonpartners zet cameratoezicht in bij een woningcomplex met als doel bijvoorbeeld het tegengaan van diefstal, beschadiging van eigendommen of overlast. Cameratoezicht is een middel dat ingezet kan worden om het doel te bereiken.

Mag Woonpartners camera's ophangen in een woningcomplex?

Woonpartners voldoet aan de voorwaarden om bewakingscamera('s) in te zetten om de eigendommen en bewoners te kunnen beschermen. Hierbij wordt er rekening mee gehouden dat de impact op de privacy zo klein mogelijk is. Woonpartners gaat zorgvuldig om met de camerabeelden.

Wat is de grondslag van Woonpartners voor het inzetten van cameratoezicht?

De grondslag voor het inzetten van cameratoezicht bij een woningcomplex door Woonpartners is op basis van "noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang". Het doel hierbij is de bescherming en veiligheid van de bewoners en hun bezoekers. Het tegengaan of beperken van diefstal, beschadigingen van eigendommen of overlast.

Per locatie kan het verschillen wat het noodzakelijk gerechtvaardigd belang is voor het inzetten van cameratoezicht. Dit is afhankelijk van het doel waarom cameratoezicht wordt ingezet. Voorbeelden van belangen die kwalificeren als gerechtvaardigd zijn het belang om:
  • een veilig en gezond leven te hebben of eigendommen te beschermen in een dreigende situatie (het verhogen van veiligheid);
  • de privésfeer te beschermen (tegengaan of beperken van overlast);
  • te procederen en/of een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen (tegengaan of beperken van inbraak of vernielingen);
  • iemand aansprakelijk te stellen voor schade (tegengaan of beperken van vandalisme);
  • zich te gedragen overeenkomstig hetgeen volgens ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt (tegengaan of beperken van overlast).

Wanneer besluit Woonpartners dat het inzetten van cameratoezicht noodzakelijk is?

Per locatie wordt vooraf bepaald of het doel mogelijk bereikt kan worden op een manier die minder ingrijpend is voor de privacy. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:
  • het aanspreken/aanschrijven van personen;
  • bemiddeling tussen betrokken partijen;
  • de impact van de incidenten;
  • het terugkerend karakter van incidenten;
  • het inzetten van middelen (sloten/hekken) om ongeoorloofde toegang tegen te gaan;
  • het plaatsen van extra verlichting.
Mocht het doel niet worden bereikt met de bovenstaande mogelijkheden dan kan Woonpartners besluiten om cameratoezicht in te zetten op de locatie.

Houdt Woonpartners rekening met de privacy van de betrokkenen?

Per locatie wordt voorafgaand bekeken of het doel van cameratoezicht in verhouding staat tot de inbreuk op de privacy. Cameratoezicht wordt ingezet om de veiligheid en leefbaarheid te waarborgen in het belang van de bewoners en hun bezoekers. Op basis van het gerechtvaardigd belang, en omdat er gebruik wordt gemaakt van duidelijk zichtbare camera's, hoeft het cameratoezicht niet gemeld te worden bij de Autoriteit persoonsgegevens. Woonpartners heeft een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd en deze vastgelegd in een verwerkingsregister.

Hoelang bewaart Woonpartners de camerabeelden?

De camerabeelden worden niet langer dan noodzakelijk bewaard. De camerabeelden worden uiterlijk vier weken nadat ze gemaakt zijn automatisch verwijderd. Als zich een incident heeft voorgedaan, worden de betreffende beelden bewaard tot dit is afgehandeld. De beelden die gemaakt zijn van incidenten kunnen gebruikt worden als bewijsmateriaal en overhandigd worden aan de politie. Alleen de rechter kan de opnamen bestempelen als bewijsmateriaal.

Hoe voldoet Woonpartners aan de informatie plicht?

Het inzetten van cameratoezicht is vooraf gemeld aan de bewoners, en indien aanwezig besproken met de Vereniging van Eigenaren (VvE). De camera's zijn zichtbaar geplaatst. Door middel van bordjes en/of stickers is aangegeven dat cameratoezicht plaatsvindt. De stickers zijn voorzien van een QR-code die verwijst naar de website van Woonpartners. De bewoners zijn geïnformeerd over de locaties waarop de camera's staan gericht en over de tijden waarop de camera's aanstaan.

Voorafgaand wordt de locatie en de beeldhoek bekeken om de impact op de privacy zo klein mogelijk te maken. Hiervoor maakt Woonpartners gebruik van een erkend bedrijf dat gespecialiseerd is in het plaatsen van cameratoezicht. Woonpartners heeft op haar website www.woonpartners.nl alle informatie met betrekking tot het inzetten van cameratoezicht gepubliceerd.

Welke rechten hebben betrokkenen bij Woonpartners?

Op www.woonpartners.nl vindt u de privacyverklaring van Woonpartners waarbij uitgelegd wordt hoe u aanspraak kunt maken op uw rechten.
Bewoners en bezoekers kun aanspraak maken op hun rechten:
  • Het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien;
  • Het recht om vergeten te worden;
  • Het recht op beperking van de verwerking;
  • Het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.

Is er in het kantoor van Woonpartners cameratoezicht?

Voor de bescherming en veiligheid van medewerkers en bezoekers heeft Woonpartners op de begane grond camera's opgehangen. Dit is een van de beveiligingsmaatregelen vanuit het protocol grensoverschrijdend gedrag. De camera's hangen bij de ingang, 't Trefpunt en de Gasterie. De camera's zijn duidelijk zichtbaar geplaatst.

Gerechtvaardigd belang

Het inzetten van cameratoezicht bij Woonpartners is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Het doel hierbij is de bescherming en veiligheid van medewerkers en bezoekers. Op basis van de onderstaande belangen kwalificeert Woonpartners de noodzakelijkheid:
  • Een veilig en gezond leven te hebben of eigendommen te beschermen in een dreigende situatie;
  • Grensoverschrijdend gedrag te onderzoeken en beëindigen;
  • Zorgplicht na te komen voor medewerkers en bezoekers;

Noodzaak cameratoezicht

Het inzetten van cameratoezicht maakt onderdeel uit van een zet aan maatregelen vanuit het protocol grensoverschrijdend gedrag dat is bedoeld om de veiligheid van medewerkers en bezoekers te verhogen.

Privacy toets

Het inzetten van cameratoezicht is in het belang van de medewerkers en bezoekers en vloeit voort uit de zorgplicht die Woonpartners heeft richting haar medewerkers en bezoekers. Het inzetten van cameratoezicht bij Woonpartners is vooraf besproken met de ondernemingsraad. Omdat de aanwezigheid van camera's niets te maken heeft met toezicht op de werkplek, hoeft geen instemming gevraagd te worden aan de ondernemingsraad. Op basis van het gerechtvaardigd belang en omdat er gebruik wordt gemaakt van duidelijk zichtbare camera's hoeft het cameratoezicht niet gemeld te worden bij de Autoriteit persoonsgegevens.

DPIA

Woonpartners heeft een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd en deze vastgelegd in een verwerkingsregister.

Rechten medewerkers en bezoekers

De camera's zijn duidelijk zichtbaar geïnstalleerd. Het personeel is geïnformeerd over de locaties waarop de camera's staan gericht en over de tijden waarop de camera's aanstaan. De camerabeelden worden live getoond op het televisiescherm in 't Trefpunt naast de snel balie. Door het live tonen van de camerabeelden wordt een appél gedaan op sociaal gedrag en algemene omgangsnormen. Op het informatiebord bij de voordeur is met een afbeelding aangegeven dat er cameratoezicht plaatsvindt. Woonpartners maakt geen gebruik van verborgen camera's.

Medewerkers en bezoekers kun aanspraak maken op hun rechten:
  • Het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien;
  • Het recht om vergeten te worden;
  • Het recht op beperking van de verwerking;
  • Het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.
Op www.woonpartners.nl vindt u de privacyverklaring van Woonpartners waarbij uitgelegd wordt hoe u aanspraak kunt maken op uw rechten.

Bewaartermijn camerabeelden

De camerabeelden worden niet langer dan noodzakelijk bewaard. De camerabeelden worden uiterlijk vier weken nadat ze gemaakt zijn automatisch verwijderd. Als zich een incident heeft voorgedaan, worden de betreffende beelden bewaard tot dit is afgehandeld. De beelden die gemaakt zijn van grensoverschrijdend incidenten kunnen gebruikt worden als bewijsmateriaal en overhandigd worden aan de politie. Alleen de rechter kan de opnamen bestempelen als bewijsmateriaal.

Document cameratoezicht

Meer informatie over cameratoezicht kunt u vinden in dit document.

Meer informatie